Документы являются основным инструментом управления на любом предприятии независимо от направления деятельности и организационно-правовой формы. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организованную форму и перемещают во времени и пространстве.
Документирование — это процесс записи информации на электронном или бумажном носителе в соответствии с определенными правилами, которые позволяют в дальнейшем использовать полученную задокументированную информацию.
Документооборот очень важен для каждой организации, для её эффективного функционирования, так как позволяет легко обращаться к систематизированной и правильно заполненной информации. В основе всей деятельности управленцев лежит информация, а сам процесс их управленческой деятельности являет собой систему методов по сбору, обработке, анализу и систематизации найденной, полученной, переданной информации, а также правильное её хранение.
Информация, которая была зафиксирована на бумаге или в электронном виде и закреплена необходимыми реквизитами, является документом. Сами документы являются закрепителями управленческих, производственных отношений, как внутри организации, так и с другими организациями; являются непосредственно юридическим доказательством при возникновении каких-либо проблем, вроде имущественных трудовых и иных возникающих споров.
В современном мире управленческое решение по поводу распределения затрат на автоматизацию системы документооборота должно быть экономически обосновано и эффективно в будущем. И для этого важно, чтобы вся информация была качественно систематизирована и оформлена на хранение для того, чтобы работник при запросе нужной ему документации максимально минимизировал затраты на её получение, то есть в данной ситуации должно быть сокращено время оборота документов, что приведет в результате к более функциональному исполнению сотрудником организации своих поручений и повысит качество его труда.
Систематизированная документация, не только позволит качественно работать сотрудникам организации с этими документами, но и позволит сократить объем информации в структуре работы организации и даст возможность улучшить качество выдачи необходимых сведений.Документы и документарный оборот информация лежат в основе управленческих решений.
Для того, чтобы сократить объем документооборота нужно иметь определенные специальные знания и навыки работы с документами, так как документы бывают разными, необходимо знать все их особенности и все необходимые правила работы с ними, чтобы они были правильно составлены и оформлены для необходимого дальнейшего их использованияуправляющим составом(менеджерами) организации.
Для работы с документами в структуру организационной системы документационного обеспечения управления принимаются на должность потенциальные работники, получившие высшее профессиональное образование, и которые являются специалистами в своем деле, так как их знания могут помочь улучшить воспроизводство нужной компании системы качественной оптимизациидействий с информацией.
Оптимизация документооборота может быть осуществлена на основе следующих моментов:
- описать состав документов, которые используемых предприятием в его деятельности;
- определить состав документопотоков организации и их внутреннюю структуру;
- регламентировать маршруты движения документов в рамках документопотока, отдельных групп (комплексов) документов, участвующих в реализации функций, задач, административного и бизнес-процесса;
- установить, если это необходимо, временные параметры прохождения документа в целом по установленному для него маршруту и временные параметры выполнения отдельных операций в процессе документооборота.
К мерам по организации оптимизации документооборота на предприятии можно отнести: разработку локальных нормативно-правовых актов организации и методических документов, устанавливающих необходимые требования, правила, рекомендации по организации документооборота, как в целом по организации, так и на отдельных участках работы с документами или по отдельным видам документов. Также к организационным мерам относится: правильная организация работы службы документационного обеспечения управления; рациональное распределение функциональных обязанностей между работниками службы документационного обеспечения; организация работы с документами в структурных подразделениях.
Для того чтобы оптимизировать всю системы документооборота, необходимо применить следующие методы:
- Стандартизация документов,
- Повышения качества подготовки и оформления документов,
- Применение практики бездокументарного решения вопросов,
- Уменьшение количества документов-дубликатов,
- Использование современных информационных технологий.
Методы по организации эффективной системы документооборота направлены на создание оптимальной управляющей системы, которая способна оказать воздействие на управляемую систему и помочь добиться более функционально работающей системы документопотокапредприятия и организация.
Особое значение для каждой организации и компании имеют документы, которые отражают трудовую деятельность всех работников и подтверждают их трудовой стаж для необходимых отчислений в страховые и пенсионные фонды. Но роль именно этих документов зачастую недооценивается руководителями предприятий, в результате чего кадровая документация ведется с ошибками и либо не ведётся вообще, из-за чего могут возникнуть проблемы с исполнительными органами.
Какие-либо проблемы в документации могут ухудшить качество управленческих решений, так как руководителю может просто не доставать необходимых сведений, которые были утеряны, уничтожены или просто недооценены в период использование документов. Руководитель каждого предприятия несет определенную ответственность за сохранность документов, их правильное хранение и уничтожение.
При управленческой деятельности, знание вопросов современного документоведения может помочь руководителю в принятии более эффективного решения, и без каких-либо возникающих трудностей и проблем, как со стороны внутренних структур, так и со стороны самого государственного исполнительного органа.
Также, для каждого предприятия и его документооборота важна правильная систематизация. Неправильная систематизация документов может обернуться потерей важной информации для предприятия, что послужит риском возникновения негативных последствий, которые отразятся отрицательным воздействием на деятельность предприятия.
В ходе постоянных изменений нормативных актов, изменений работы предприятия и его хозяйственной жизни возникает вопрос необходимого изменений в функционировании документооборота и системы его обслуживания. В этом случае, организации необходимо постоянно совершенствовать систему документационного обеспечения предприятия, чтобы улучшить работу всех структурных подразделений и обеспечить качество принятия управленческих решений. Организация может улучшить свою систему документооборота путем создания автоматизированных системы. Для таких систем необходимо нанять дополнительных сотрудников, которые будут работать не только с бумажными документами, но и с электронной документацией в локальной сети предприятия.
Для того, чтобы качественно усовершенствовать системы документооборота необходимо назначать в службу документационного обеспечения управления специалистов, знающих свое дело. Так как, по сути, служба документационного обеспеченияявляется одним из основополагающих структурных подразделений, которые позволяют эффективно получать всей организации и каждому сотруднику, в частности, своевременно, ту информацию, которую он запрашивает. Также, в работу этой структуры входит устранение неполадок в работе информационного обеспечения организации и ускорения обмена между сотрудниками определенной рабочей информацией. Усовершенствованная документационнаясистема, её качественное функционирование позволяет избежать каких-либо проблем с любыми взаимодействиями с ней.
Структура устанавливает порядок: движения документов, доступа к быстрому поиску и доведению до нужных потребителей, в определенные сроки и с минимальными затратами сведений. Таким образом, структура документационного обеспечения управления включает в себя организацию самого документооборота и создания организационно-информационных систем по обеспечению самой организации документами, и контроль за их полнотой и качеством.
Одним из важных явлений структуры документационного обеспечения управления, является электронная система документооборота. Так как она максимально быстро способна обеспечивать разные отделы и структурные подразделения организации, необходимой качественной и структурированной информацией в максимально понятном виде, через систему обеспечения электронного документа документооборота предприятия. Что позволяет главам отделов и подразделений организации принимать максимально правильные, точные, быстрые, качественные и эффективные меры, направленные на выработку новой качественной и доступной информации для обеспечения управленческих решений.
Чтобы вся информационная и документационная схема организации и предприятия работала, необходимо, чтобы она была как можно более автоматизировано обеспечена определёнными шаблонами и методическими ключами. Такие возможности в работе с документацией, позволят работникам, менеджерам и управленцам упростить оформление и правильное составление документов в соответствии с нужными сроками. Чтобы вся это шаблонная система работала, необходимо постоянное её обновление в соответствии с новыми нормативными правилами и документами.
Вся управленческая структура организаций, предприятий, компаний зависит от документооборота, и, чем лучше система настроена, налажена и автоматизирована, тем будет лучше и проще принять решение управленцу.
