Введение
Качество продукции, производимой организацией, зависит, в том числе от качества проектирования, функционирования и совершенствования процессов системы менеджмента качества (СМК) [1,2]. В этой связи идентификация инструментов и технологий, позволяющих корректно и с минимальной трудоемкостью реализовывать мероприятия, направленные на совершенствование процессов СМК организации, является актуальной и представляет научный и практический интерес.
В практике менеджмента методики, позволяющие минимизировать потери (различного уровня и природы) в результате функционирования вспомогательных (обеспечивающих) процессов СМК, в частности кадровых процессов, и оптимизировать их структуру, не достаточно разработаны, что вызывает необходимость изучение данной предметной области [3].
Исследования в рамках данной статьи, направленные на выявление инструментов совершенствования процессов организации, базируются на следующих допущениях:
- в качестве предмета исследования рассматривается идентификация инструмента совершенствования такой категории процессов СМК организации, как кадровые процессы;
- инструмент применяется для обоснования оптимальности структуры процесса на основе гармонизации важности (значимости) и трудоемкости выполняемых функций, в том числе выявление функций процесса (зон дисбаланса), нуждающихся в совершенствовании или упразднении в связи с отсутствием целесообразности их выполнения.
Перспективным для совершенствования кадровых процессов является использование модификации методик функционально-стоимостного анализа (ФСА), позволяющего выявить и исключить дублирующие или малоэффективные функции процесса, и квалиметрического подхода к обоснованию критерия оптимизации.
1. Материалы, модели, эксперименты, методы и методики
1.1. Идентификация процедуры совершенствования кадровых процессов СМК организации на основе гармонизации трудоемкости и важности их функций.
Опираясь на результаты исследований в данной предметной области, нашедшие отражение в научных публикациях, уместно обозначить проблемы, связанные с применением методологии ФСА к кадровым процессам СМК организации. К таким недостаткам, в частности относятся [3-9]:
- отсутствие стандартизированных и унифицированных процедур проектирования и совершенствования кадровых процессов, что увеличивает трудоемкость управления ими;
- латентность для владельца процесса некоторых данных, влияющих на параметры процесса, в частности затраты на выполнение функции (амортизационные отчисления, стоимость материально-технических средств и пр.), что не позволяет менеджеру самостоятельно (без участия планово-финансового подразделения организации) и оперативно в динамично изменяющихся условиях выявлять виды деятельности, требующие совершенствования;
- ограниченность методик выявления критичного критерия параметров функционирования процесса, свидетельствующего о необходимости коррекции и совершенствования кадровых видов деятельности.
В отечественной практике управления, как уже отмечалось, информация о некоторых показателях видов деятельности, в частности стоимостных аспектах, бывает не всегда доступна владельцу и исполнителям процесса [4]. Это связано, с одной стороны, с конфиденциальностью персональных данных работников организации, а, с другой стороны, с трудоемкостью для финансовых подразделений оперативного информирования персонала о динамике показателей процесса, что вызвано необходимостью выполнения сотрудниками планово-финансовой службы, в первую очередь, должностных обязанностей по своей основной деятельности.
Данная практика управления порождает сложности для активизации работников на деятельность по совершенствованию кадровых процессов, так как ограничивает их в информации, позволяющей выявлять направления (функции) улучшения качества. Однако для оперативного определения вектора улучшения качества процесса, как представляется, не всегда требуется информация обо всем диапазоне показателей процесса. Процедура идентификации в контексте методологии ФСА зон дисбаланса (функций, в которых затраты на их выполнение превышают значимость в общей структуре процесса, что вызывает необходимость в их коррекции [5]) может быть ограничена изучением таких доступных показателей, как важность (значимость) и трудоемкость процесса. Рассматриваемый подход позволит минимизировать издержки на использование ресурсов (информационных, финансовых, материальных и пр.) и повысить оперативность в принятии управленческого решения.
С целью предотвращения выявленных недостатков в проектировании и улучшении качества процессов управления человеческими ресурсами представляется целесообразным решение следующих задач:
- разработка процедуры совершенствования кадровых процессов СМК организации на основе применения инструментов, позволяющих с минимальной трудоемкостью выявлять функции, нуждающиеся в коррекции, в частности на основе модификации инструментов методологии ФСА;
- обоснование критичных критериев параметров функции, свидетельствующих о необходимости ее совершенствования в рамках рассматриваемого процесса, на основе квалиметрического подхода;
- адаптация предлагаемой процедуры совершенствования к кадровым процессам СМК организации.
С целью оперативного совершенствования кадровых процессов СМК организации перспективным является применение модификации методологии ФСА, предусматривающей для минимизации времени принятия решения об улучшении качества функций использование не всего диапазона, а ограниченного числа параметров процесса. В контексте данного подхода представляется возможны осуществление процедуры совершенствования кадровых процессов на основе анализа соотношения параметров трудоемкости и важности функций, информация о которых доступна владельцу процесса.
Процедура базируется на следующих допущениях:
- параметры важности и трудоемкости функций являются следствием реализации процессов, в результате которых создается продукция определенного качества;
- параметры трудоемкости и важности функций регулярно анализируются и гармонизируются в контексте целевого предназначения процесса, а основные функции, обладающие высокой важностью, подвергаются многопараметрическому исследованию, направленному на установление взаимодействия изучаемых и остальных параметров процесса (стоимость, воспроизводимость, результативность и пр.). При этом формальный подход к снижению трудоемкости функции без обоснования влияния таких действий на качество процесса не рассматривается как целесообразный;
- интенсивность деятельности, направленной на исследование рассматриваемых параметров, минимизируется за счет оптимизации используемых ресурсов (информационных, материально-технических, финансовых ресурсов и пр.), применяемых для выявления функций, создающих зоны дисбаланса в управляемом процессе.
Процедура совершенствования кадровых процессов СМК организации может быть представлена в виде следующего алгоритма (рис. 1):
1. Структурирование функций процесса, исходя из определения их предназначения в общей структуре, в частности: главная функция (Г); основная функция (О); вспомогательная функция (В).
2. Выявление на основе известных методик [5-7] групповой значимости функций (rj) и ярусной важности функций (Rj) по отношению к процессу анализа в целом.
3. Определение трудоемкости функционирования процесса Lp по формуле
,
где n – число функций процесса; lpi – трудоемкость функции (час.), вычисляемая по формуле
,
где lij – трудоемкость единицы j-й работы i-й функции (час.); Nij – число единиц работы, подлежащих выполнению.
4. Расчет относительной трудоемкости функций (Li) процесса по формуле
,
где lpi – трудоемкость i-ой функции процесса (час.); Lp – трудоемкость процесса (час.).
5. Идентификация коэффициента соотношения относительной трудоемкости к важности функций процесса (Kij), который рассчитывается следующим образом:
.
6. Определение функций процесса, относящихся к зоне дисбаланса. В качестве критичного критерия на основе квалиметрической подхода [8], сигнализирующего о необходимости коррекции и совершенствования исследуемых функций процесса, предлагается соотношение, где Kij > 1.4. Квалиметрическая шкала критичных параметров, позволяющих декомпозировать функции процесса на зоны дисбаланса и гармонизации, рассматривается в статье [9].
7. Анализ причин, вызывающих дисбаланс функций, и выработка мероприятий, направленных на коррекцию и совершенствование исследуемого процесса.
Рис. 1. Процедура совершенствования кадровых процессов на основе гармонизации трудоемкости и важности его функций
Fig. 1. The procedure for improving personnel processes based on the harmonization of labor intensity and the importance of its functions
Предлагаемая процедура (функционально-трудоемкостный анализ – ФТА), базирующаяся на анализе соотношения важности и трудоемкости функций, позволяет менеджеру оперативно принимать решение относительно целесообразности совершенствования кадровых процесса в СМК организации.
2. Результаты
2.1. Адаптация процедуры функционально-трудоемкостного анализа к совершенствованию кадровых процессов СМК
Процедура совершенствования кадровых процессов СМК организации на основе функционально-трудоемкостного анализа (ФТА) реализуется на примере процесса «Набор персонала» (рис. 2), мониторинг параметров которого на основе методологии ФСА и квалиметрическом подходе рассмотрен в статье [9].
Рис. 2. Структурно-функциональная схема процесса «Набор персонала»
Fig. 2. Structural and functional diagram of the Recruitment process
Идентификация функций исследуемого процесса, находящихся в зоне дисбаланса, на основе предлагаемого авторами подхода осуществляется, исходя из предпосылок: анализ структуры процесса на основе соотношения относительной трудоемкости и важности функций должен выявлять направление улучшение качества процесса, идентичное соотношению относительной стоимости и важности тех же функций.
Проведенный анализ структуры процесса «Набор персонала» на основе применения методологии ФСА, где исследованию подвергались параметры важности и стоимости процесса, позволил выявить функции, находящиеся в зоне дисбаланса, в частности: F1.1.1 ‒ «Инициирование подразделений на подачу заявок» (z1.1.1=1,5>1,4); F1.3.2 ‒ «Выявление внутренних источников привлечения претендентов» (z1.3.2=1,5>1,4); F1.4.2 ‒ «Составление базы данных претендентов на вакантную должность» (z1.4.2=1,44>1,4). На рис. 2 выявленные в процессе проведения исследования зоны дисбаланса представлены квадрантами с выделенными границами. Значения показателей исследуемых параметров располагаются в верхнем поле цифрового квадранта схемы функции, например 0,02/0,03/1,5 – значимость функции (rj, Rj) / относительные затраты на функцию (Zj) / соотношение затрат и значимости функции (zij).
Значения показателей параметров предлагаемой авторами процедуры располагаются в нижнем поле цифрового квадранта схемы функции (рис. 2), например, 0,02/0,029/1,45 – значимость функции (rj, Rj) / относительная трудоемкость функции (Lj) / коэффициента соотношения относительной трудоемкости к важности функций процесса (Kij). Результаты исследования структуры данного процесса на основе рассматриваемого подхода, базирующегося на оценивании соотношения показателей важности и трудоемкости функций, позволили сделать выводы об идентичности выявленных зон дисбаланса: F1.1.1 (К1.1.1=1,45>1,4); F1.3.2 (К1.3.2=1,5>1,4); F1.4.2 (К1.4.2=1,52>1,4).
В этой связи применение процедуры совершенствования кадровых процессов, базирующихся на анализе соотношения важности и трудоемкости их функций, позволит владельцу процесса оперативно определять направление его улучшения.
Заключение
В условиях, когда качество процессов СМК, в том числе кадровых процессов, рассматривается как один из факторов повышения эффективности и конкурентоспособности организации, идентификация инструментов, позволяющих корректно совершенствовать их структуру, представляет научный и практический интерес. При этом применение инструментов и технологий, позволяющих владельцу процесса оперативно получать информацию о его состоянии, рассматривается как императив в исследованиях в данной предметной области.
Предлагаемая процедура совершенствования кадровых процессов, базирующаяся на модификации инструментов ФСА и квалиметрическом подходе и предусматривающая оценивание соотношения параметров важности и трудоемкости функций, позволит не только повысить оперативность принятия управленческого решения, но и обеспечить качество процессов в целом.
